Comprendre une signature de messagerie électronique
La signature de messagerie peut être considérée comme un bloc de textes qui est joint à la fin d’un message électronique. Ces textes contiennent le nom de l’utilisateur, les coordonnées de l’entreprise, un logo, des images, une signature manuscrite, l’URL du site Web, etc. Les signatures électroniques sont considérées comme des cartes de visite professionnelles. L’envoi d’une signature électronique accompagnée d’un certain contenu donne un aspect très professionnel et attrayant. Bien qu’elle ne convienne qu’à un usage formel, elle peut être utilisée dans de nombreux domaines.
Étapes à respecter pour créer une signature de courriel dans Outlook
La création d’une signature de messagerie n’est pas du tout un travail fastidieux. L’utilisateur doit simplement suivre les étapes suivantes pour créer une signature parfaite :
- Un nouveau message électronique est généré.
- » Les signatures » doivent être sélectionnées dans le menu où les options de message sont affichées.
- Il faut cliquer sur le bouton « Nouveau » à partir de « Sélectionner la signature à modifier ».
- Pour une signature correcte, il faut taper un nom dans la case « Nouvelle signature ».
- Dans la case « Modifier la signature », on peut facilement créer une signature. Le type et la couleur des polices, leur taille et même l’alignement du texte peuvent être modifiés dans cette section.
- Des liens et des icônes de médias sociaux peuvent également être ajoutés dans cette zone. Pour être précis, la boîte « Modifier la signature » comporte de nombreuses fonctions. Les options suivantes doivent
- être définies dans le menu « Choisir la signature par défaut » :
- Dans la liste déroulante « Compte de messagerie », il convient de choisir un compte de messagerie qui restera attaché à la signature ou à plusieurs signatures.
- L’utilisateur peut ajouter automatiquement des signatures aux messages par défaut et peut même désactiver cette fonction en sélectionnant et en désélectionnant l’une des signatures dans la boîte déroulante « Nouveaux messages ».
- L’une des signatures doit être sélectionnée dans la liste déroulante « Réponses/transferts » si l’utilisateur souhaite que la signature apparaisse dans les messages auxquels il répond et qu’il transfère.
- L’utilisateur doit choisir « OK » et la boîte de messages doit s’ouvrir à nouveau. La signature électronique nouvellement créée ne sera pas ajoutée automatiquement par Outlook. L’utilisateur doit ajouter la
- signature manuellement à ce seul message. Dans les messages texte, les signatures seront ajoutées automatiquement.
- Les signatures peuvent également être ajoutées manuellement.
Afin d’ajouter un logo ou une image à la signature, l’utilisateur doit suivre les étapes mentionnées ci-dessous :
- Il faut sélectionner un nouveau message, puis choisir « Signature > Signatures ».
- La signature doit être sélectionnée à partir de « Sélectionner la signature à modifier » dans laquelle le logo ou l’image doit être ajouté.
- Il faut sélectionner l’icône de l’image, puis localiser le fichier image et enfin sélectionner « Insérer ».
- L’image sélectionnée peut être redimensionnée et le rapport d’aspect peut également être verrouillé.
- Appuyez sur « OK » pour enregistrer les modifications.
Avantages des signatures électroniques
Voici quelques-uns des avantages de la signature électronique, qui apporte certains bénéfices à l’utilisateur et s’avère être une fonction intéressante à utiliser :
- Il est possible de créer une image de marque.
- Le professionnalisme peut être maintenu.
- Il aide les gens comme une carte de visite numérique.
- Elle est valable en tout lieu.
- Des liens rapides et des informations personnelles peuvent être envoyés.
Si vous avez besoin d’un coup de main, nous pouvons concevoir une signature électronique professionnelle pour votre courriel personnel ou professionnel, contactez-nous dès aujourd’hui.
